• 個人情報保護ポリシー
• 個人情報利用目的の公表について
• 個人情報の共同利用について
• 同意を要する事項について

個人情報保護ポリシー

日本ヒューレット・パッカード健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

• 当健康保険組合は取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
• 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
• 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供いたしません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年５月３０日・法律第５７号）第２７条第１項各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
• 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
• 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  
• 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
• 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

個人情報利用目的の公表について

日本ヒューレット・パッカード健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

日本ヒューレット・パッカード健康保険組合（以下「当組合」という。）におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という。）からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という。）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に活用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や活用方法について、次のように公表いたします。

• 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に活用します。
  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（被保険者等記号・番号、個人番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に活用します。
  • 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者（区市町村、年金保険事務所を含む。）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • オンライン資格確認等システムを利用したレセプト振替のために審査支払機関へ加入者情報を提供します。
  • オンライン資格確認等システムを利用したレセプト振替のための再審査請求に係る審査支払機関への加入者情報の照会、及び提供を行います。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 被保険者ならびに被扶養者の健康診断受診対象者について、「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日、住所データを契約健診機関「一般財団法人日本健診財団」に渡し、健診申込の為のご案内の送付及び予約業務に利用します。
  • 健診受診申込者について、「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日、住所データを契約健診機関「一般財団法人日本健診財団」及び同機関提携健診機関に渡し、予約業務及び健診結果の送付に利用します。
  • 「WELBOX」利用者について、「マスター」の社員番号、氏名、自宅住所（会員証送付のため）、生年月日、性別を契約先「株式会社イーウェル」に渡し、施設利用申し込みに利用します。
  • 「WELBOX」経由の宿泊補助およびスポーツクラブ利用補助にあたって、補助対象者であるかどうかの資格確認に利用します。
• 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に活用します。
  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、住所、電話番号データを育児書の送付に用います。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の被保険者等記号・番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、状況によっては訪問調査し、給付の決定を行います。
  • 柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の内容点検業務を「ガリバー・インターナショナル株式会社」に委託し、その結果をふまえて給付の決定を行います。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険給付を受けた場合は、求償業務委託先及び加害者又は損害保険会社等に、損害賠償請求に際して必要となる当該被害者の現金給付等の給付金データを提出します。
• レセプトについては、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納し、健康保険業務に活用します。
  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者等記号・番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に活用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付（一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金）の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータの中から、高齢者の長期入院者を抽出し、保健師による相談事業を実施します。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、求償業務委託先及び加害者又は損害保険会社等に、損害賠償請求に際して必要となる当該被害者のレセプトのコピー又は医療費の内訳書を提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の海外療養費を算定するため、「一般社団法人企業福祉・共済総合研究所」に業務を委託します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当に送付し、医療費の助成を受けます。
• 健康診断については、健診受託業者の一般財団法人日本健診財団に業務委託して実施します。
  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者（社員）の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者（社員）の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
• 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や事業運営検討委員会、その他個別の業務連絡などに用います。
• 保健事業として各種印刷物を配布する際、業者に梱包、及び発送の業務を委託します。
  • 被保険者の氏名、住所データを委託業者に渡し、印刷物の配送に利用します。
• 特定個人情報について

  特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。
  特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
  なお、上記１、２における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、１，２で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

• 匿名加工情報の作成および第三者提供について

  他健保とのベンチマーク分析等を行い、加入者の皆様により意義のある施策につなげるために、レセプトデータ、健診データから特定の個人を識別することおよび作成に用いる個人情報を復元することができないように加工した匿名加工情報を作成し、セキュリティが確立された方式にて定期的に「IQVIAソリューションズジャパン株式会社」に提供いたします。
  
  作成および提供する匿名加工情報に含まれる項目は下記の通りです。
  
  対象となるデータ：2015年4月以降の加入者のレセプトデータ、健診データ

  匿名加工情報に含まれる項目

  • 性別、診療報酬明細書情報、健診受診履歴・結果、資格情報（加入時期、脱退時期、本人家族区分等）を５歳刻みの年齢別で集計したデータ

  削除される項目（個人の特定に関わる情報）

  • 加入者の氏名、生年月日、年齢、被保険者証や被保険者の記号・番号等

  復元することのできない方法により他の記述に置き換えられる項目

  • 加入者の識別ID、レセプトID、レセプト発行元医療機関名称
  

  （画像をクリックすると別ウインドで拡大表示されます）

  
  

  提供先　IQVIAソリューションズジャパン株式会社

• 法令に従い、他機関の事務執行のため、オンライン資格確認等システムに被保険者等の資格確認情報および特定健診データを登録します。また、組合の事務処理執行のため、他機関より特定健診データ情報の提供を受けます。

また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

• 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
  また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
• 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、「株式会社日本パープル」に委託し、溶解処理を行います。
  また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。

なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

別表1　健康保険組合等が保有する個人情報の例

別表2　健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的

令和5年5月9日改定

個人情報の共同利用について

個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合、原則として本人の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供、②合併等に伴う提供、③グループによる共同利用――については、法律上、第三者提供に当たらないこととなっています。
日本ヒューレット・パッカード健康保険組合では、健康診査事業、メンタル疾病予防対策事業、メンタルヘルス教育について、事業主健康管理部門と共同実施し、データを共同利用しております。
また、高額な医療費が発生した場合に、健康保険組合連合会（以下「健保連」という。）が実施する高額医療給付に関する交付金交付事業（以下「高額事業」という。）から医療費の助成を受けるため、診療報酬明細書データを共同利用しております。
したがって、法律で求められている①共同利用する旨、②共同利用する個人データ項目、③共同利用する者の範囲、④共同利用する者の利用目的、⑤個人データ管理責任者名もしくは名称――について、次のように公表いたします。

事業主との健康診査事業の共同実施について

当組合では、被保険者（社員）の健康管理を考える上で効率的、効果的である為、事業主とともに、以下の事業を共同実施します。

• 健康診査事業
  • （1） 共同利用する個人データ項目について
    被保険者（社員）の健診データ
  • （2） 健診データを共同利用する者の範囲について
    事業主健康管理部門
    日本ヒューレット・パッカード健康保険組合
  • （3） 健診データを共同利用する者の利用目的について
    事業主健康管理部門においては、労働安全衛生法の目的に沿って、職場における労働者の安全と健康を確保するとともに、快適な職場環境の形成を促進します。また、職場だけでなく、労働者が健康な日常生活を送れるように、日本ヒューレット・パッカード健康保険組合とともに、健康の保持・増進に努めます。
    具体的健診データの利用は、事業主健康管理部門にデータ保存し、当社産業医の判定と指示にしたがって、当社保健師による健康相談、健康指導を実施します。
    日本ヒューレット・パッカード健康保険組合においては、健康保険法第150条の趣旨に則り、特定保健指導対象者リスト、および保健指導参加実績を事業主に提供し、健康保険組合の提供するプログラムへの参加勧奨に協力いただきます。事業主健康管理部門とともに、被保険者の健康の保持・増進に努めます。
  • （4） 健診データの管理責任者名（もしくは名称）について
    （事業主）健康管理部門責任者
    （当組合）常務理事
• メンタル疾病予防対策事業
  • （1） 共同利用する個人データ項目について
    被保険者（社員）が開示に同意した神田東クリニック及びその提携医療機関での面談内容
  • （2） データを共同利用する者の範囲について
    事業主健康管理部門
    日本ヒューレット・パッカード健康保険組合
  • （3） データを共同利用する者の利用目的について
    事業主健康管理部門においては、労働安全衛生法の目的に沿って、職場における労働者の安全と健康を確保するとともに、快適な職場環境の形成を促進します。また、職場だけでなく、労働者が健康な日常生活を送れるように、日本ヒューレット・パッカード健康保険組合とともに、健康の保持・増進に努めます。
    日本ヒューレット・パッカード健康保険組合においては、健康保険法第150条の趣旨に則り、事業主健康管理部門とともに、被保険者の健康の保持・増進に努めます。
    具体的にはデータをもとに、事業の企画、立案、見直しを行います。
  • （4） データの管理責任者名（もしくは名称）について
    （事業主）健康管理部門責任者
    （当組合）常務理事

日本ヒューレット・パッカード健康保険組合及び健康保険組合連合会が共同で実施する高額医療交付金交付事業の公表について

個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合、原則として本人の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供、②合併等に伴う提供、③グループによる共同利用―については、法律上、第三者提供に当たらないこととなっています。日本ヒューレット・パッカード健康保険組合（以下「当組合」という。）では、高額な医療費が発生した場合に、健康保険組合連合会（以下「健保連」という。）が実施する高額医療交付金交付事業（以下「高額医療事業」という。）から医療費の助成を受けるため、診療報酬明細書データを共同利用しております。

したがって、法律で求められている①共同利用する旨、②共同利用する個人データ項目、③共同利用する者の範囲、④共同利用する者の利用目的、⑤個人データ管理責任者名もしくは名称―について、次のように公表いたします。

• 健保連との高額医療事業の共同実施について

  健康保険組合と健保連では、健康保険法附則第２条に基づく事業として、組合が高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部を健保連から交付する事業を実施しています。その事業の申請のために、①診療報酬明細書（調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。）については、電子レセプトのCSV情報、もしくは紙レセプトのコピー、②当該レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録（記載）した「交付金交付申請総括明細データ」、もしくは「交付金交付申請総括明細書」を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当に提出します。この交付を受けることによって、当組合の高額医療費の支出が軽減されることとなります。

• 共同利用する個人データ項目について

  前項の「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」の記載項目のほか、レセプト記載データの全ての項目

• レセプトデータを共同利用する者の範囲について

  • 日本ヒューレット・パッカード健康保険組合　　給付担当職員
  • 健康保険組合連合会　　交付金交付事業グループ・高額医療担当職員
  • 業務委託先　　公益財団法人日本生産性本部　ICT・ヘルスケア推進部 及び協力会社

• レセプトデータを共同利用する者の利用目的について

  当組合においては、高額医療事業の申請を行うことによって、医療費の一部の交付を受けるためにレセプトデータを利用します。

  健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当においては、全組合からの申請を受理するため、当該組合からの申請が間違いないかをチェックし、適正な交付を行うために利用します。また、特に高額である１月１千万円以上のレセプトについては、個人情報を除いた上で、金額、主病名などについて公表することによって、医療費の高額化傾向を訴えていく材料とします。

• レセプトデータ等の管理責任者の氏名又は名称及び住所並びに法人の代表者氏名

  日本ヒューレット・パッカード健康保険組合

  東京都江東区大島２－２－１

  理事長　鶴田　義朗

  管理責任者　常務理事

  健康保険組合連合会

  東京都港区南青山１－２４－４

  会長　宮永　俊一

  管理責任者　組合サポート部　部長